Les étudiants sont prêts à accepter des stages pour acquérir de l’expérience et se familiariser avec un secteur ou un rôle particulier. Si une entreprise recrute un stagiaire sans se soucier de la manière dont elle va l’occuper et le superviser, c’est une occasion manquée pour les deux parties. Le stagiaire perd l’occasion d’acquérir une expérience du monde réel et de se familiariser avec un secteur ou un rôle qui lui conviendrait parfaitement, et l’employeur perd l’occasion de maximiser les capacités du jeune et d’obtenir un « regard neuf » sur les projets.
Les stagiaires ont la possibilité de participer à des discussions clés sur les entreprises et d’avoir à se prononcer sur les questions touchant à leurs projets. Leurs contributions innovantes devraient être activement encouragées et reconnues. De ce faite, Il y a de bonnes chances qu’ils s’engagent davantage dans une carrière à long terme, à condition qu’ils se sentent vraiment valorisés. Vous devrait donner un exemple positif et servir de modèle au stagiaire. Suivez-les à mesure qu’ils s’impliquent de plus en plus dans votre entreprise. Le stage doit être considéré comme une excellente base pour poursuivre la réussite professionnelle.
Voici les 15 recommandations qui pourraient vous aider dans votre travail de futur superviseur de stage ou d’alternance :
Une grave erreur dans la gestion des stagiaires consiste à les intégrer sans avoir d’attentes claires sur ce que l’ensemble de l’expérience est censé apporter. Cela conduit à des situations où le stagiaire finit par être utilisé pour faire des tâches ingrates et où l’entreprise n’obtient pas non plus de retour sur investissement. Les stagiaires peuvent apporter une grande richesse d’idées et d’énergie et, en retour, ils peuvent acquérir une expérience pratique précieuse si le programme est bien géré. Faites en sorte que tout le monde y gagne en leur donnant des projets réels qui les aideront à acquérir les compétences dont ils ont besoin pour se lancer dans leurs professions.
L’une des erreurs les plus courantes commises lors de la supervision des stagiaires est la micro-gestion de chacun de leurs mouvements.
Il est même possible de le faire lorsqu’on travaille à distance. Cela n’aide pas lorsque les superviseurs sont trop impliqués dans le travail du stagiaire. Cela rend le stagiaire anxieux et ses performances sont souvent moins bonnes. Les superviseurs doivent éviter de poser trop de questions et laisser au stagiaire une certaine marge de manœuvre. Il n’est pas nécessaire d’être trop critique quant à la qualité de leur travail, ni de leur demander constamment s’ils le font bien. Ils sont encore en train d’apprendre. Si vous voulez construire une relation de travail, ne les effrayez pas en étant trop autoritaires.
Il est préférable de laisser le stagiaire apprendre sur le tas et d’intervenir lorsqu’il a besoin d’aide pour quelque chose.
Offrez un retour d’information à des périodes déterminées où vous pouvez revoir le travail sans accabler le stagiaire. C’est censé être un voyage vers l’indépendance, et surveiller chacun de leurs mouvements freine leur croissance.
Critiquer chacun de leurs mouvements est un frein à leur croissance. Donnez-leur la possibilité de grandir, et ils le feront certainement.
Établissez donc un équilibre entre la micro gestion et le libre jeu : à bien des égards, un stagiaire est votre mentor. Vous voulez les prendre sous votre aile et leur fournir les conseils dont ils ont besoin pour démarrer leur carrière.
Pour une expérience de stage réussie, convenez de la fréquence des contrôles, mais veillez également à permettre à votre stagiaire de résoudre lui-même les problèmes, sachant qu’il peut toujours venir vous voir à tout moment pour vous poser des questions.
Une erreur courante dans la supervision des stagiaires est de limiter ce qu’ils peuvent et ne peuvent pas faire. Certes, ils n’ont pas beaucoup d’expérience pour conclure des marchés pour l’entreprise, mais le but du stage est de permettre au stagiaire d’acquérir une expérience de première main. Pour un programme mutuellement bénéfique, offrez-leur autant d’opportunités d’apprentissage que possible, par exemple en les invitant à être présents lors d’une négociation de vente à fort enjeu.
L’un des conseils précieux pour les maitres de stages serait de fournir un feedback régulier et en programmant des évaluations de performance hebdomadaires. Les stagiaires n’ont pas encore d’expérience professionnelle, il est donc logique qu’ils puissent faire beaucoup d’erreurs, surtout au cours du premier trimestre. Les superviseurs peuvent perfectionner leurs stagiaires en leur fournissant un retour d’information constant, afin qu’ils prennent conscience de leurs axes d’amélioration.
Les stagiaires sont impatients d’apprendre les ficelles du métier, ils sont donc plus que disposés à recevoir un retour d’information à tout moment. N’oubliez pas de les complimenter de leurs performances. Cela les motive à continuer un produire du bon travail.
Bien souvent, les entreprises sont laxistes dans leur processus d’embauche de stagiaires, soit parce qu’ils ne voient pas le processus de stage en tant que la possibilité d’obtenir une main-d’œuvre gratuite ou parce qu’ils pensent qu’un stagiaire n’est pas un véritable employé. Les entreprises devraient travailler avec les stagiaires ou les alternant en les considérant comme de véritables employés. De ce faite, on crée une véritable possibilité pour l’entreprise d’embaucher des stagiaires qui ont fait preuve d’un grand potentiel.
Les salaires sont une grande source de motivation pour les alternants et les stagiaires, ceci leur permettra de prendre leur travail beaucoup plus au sérieux. La rémunération permet également d’attirer les meilleurs profils qui, autrement, pourraient chercher ailleurs si le stage n’est pas rémunéré.
Le conseil d’or des superviseurs de stage pour réussir à encadrer les stagiaires est de s’assurer que chaque stagiaire se sente accueilli et fasse partie de l’équipe. Encouragez-les à s’exprimer lors des réunions et au sein de leur service et à partager leurs réflexions et leurs idées. Nous constatons que lorsqu’un stagiaire nous soumet de grandes idées – par exemple, en présentant différents angles pour un infographique qu’il recherche et conçoit pour le blog de l’entreprise – nous sommes en mesure d’obtenir une perspective différente. Cela nous permet de rester frais et, en retour, de montrer aux stagiaires un environnement de travail auquel ils n’auraient peut-être pas été exposés autrement.
Vous devez absolument intégrer des moments de plaisir et de convivialité dans votre programme de stage.
Les stagiaires peuvent être des membres très motivés et productifs de votre équipe, mais ils doivent d’abord faire partie intégrante de votre équipe. Programmez des événements tels que les happy hours, qui peuvent être effectués en présentiel ou en ligne pour commencer.
Mettez vos stagiaires en contact avec d’autres personnes au travail. Vous pouvez également commencer des réunions avec des questions brise-glace, ce qui est un excellent moyen de faciliter d’autres conversations.
Une fois ces relations établies, la gestion de vos stagiaires sera considérablement facilitée.
Nous savons que le travail peut devenir très prenant pour le superviseur, mais pensez toujours au stagiaire, qui est probablement le plus confus dans l’équipe, lorsque les tâches sont attribuées et inachevées.
Il faut veiller à impliquer le stagiaire dans les décisions et les stratégies afin qu’il se sente valorisé dans l’entreprise pendant son séjour.
Pour bien encadrer les stagiaires, échangez avec votre équipe avant et dressez une liste de tâches.
De quel aide ils pourraient avoir besoin ? La tâche comporte-t-elle un élément ou un objectif d’apprentissage ? Toutes les tâches que vos stagiaires entreprennent devraient leur enseigner une compétence tangible.
De plus, passez le premier ou les deux premiers jours à vous renseigner sur vos stagiaires. Par exemple, l’un de vos stagiaires est-il dyslexique ? Vous avez un stagiaire souffrant d’un handicap particulier ? Utilisez des informations permettant de modifier les tâches en fonction des individus. Si vous avez un stagiaire dyslexique par exemple, vous pouvez leur demander de fournir des documents audios au lieu de documents écrits.
L’autre avantage de ces pratiques est la possibilité d’embaucher ces stagiaires qui possèdent déjà une grande quantité de connaissances sur l’entreprise et les rôles qui sont importants.
Faire comprendre à tous les membres de l’entreprise que toutes les demandes faites aux stagiaires doivent passer par le superviseur.
Vous ne voulez pas que les employés ou les cadres approchent les stagiaires avec des tâches sans que vous ayez à vous en occuper.
- Cela va bouleverser tout le programme
- Vous ne serez pas en mesure de suivre ce que font les stagiaires, ce qui signifie que vous ne pouvez pas donner un retour d’information adéquat
- La tâche peut ne pas avoir d’objectif d’apprentissage associé
11 Déterminez votre mode de communication principal
Cela est particulièrement important si vous avez des stagiaires faisant du télé- travail. Cependant, il s’applique également aux stagiaires en entreprise. Si vous optez pour le courrier électronique, laissez vos stagiaires savoir que vous envoyer également des SMS, vous appeler ou frapper à votre porte tous les cinq minutes ne permettra pas d’atteindra pas les résultats escomptés.
L’objectif d’avoir un mode de communication principal est d’éviter un scénario où un stagiaire favorise un moyen alors que vous en favorisez un autre. Il en résulte que des erreurs de communication se produisent constamment. Par exemple, un stagiaire peut favorisez l’outil « Teams », mais vous continuez à manquer les messages parce que vous ne vérifiez que très peu cette application.
Cela peut sembler être l’idée la plus élémentaire d’un stage. Cependant, les recruteurs que meilleur-stage a pu interroger nous ont parlé de plusieurs expériences que des étudiants ont vécues. En effet, la majeure partie de leur temps se tournent les pouces au lieu d’acquérir une expérience professionnelle précieuse. Pour éviter cette situation :
- Ayez un programme d’études, les objectifs des stagiaires et de votre entreprise en ce qui concerne les attentes
- Déterminer exactement ce que vous et les stagiaires obtiendrez de l’expérience
- Définir un titre de poste pour les stagiaires, ou une désignation en particulier
Cela vous évitera, à vous et aux stagiaires, des problèmes de toujours essayer de trouver un responsable. Les stagiaires auront qqn à qui se référer au début et à la fin de la journée. Ils sauront exactement à qui s’adresser pour les éloges ou les critique.
Assurez-vous d’avoir un planning en cours avant que vos stagiaires ne commencent. Au quotidien : avec qui les stagiaires communiqueront-ils ? Sur quel type d’initiatives vont-ils se concentrer ? Une fois que le programme d’études a déjà commencé, vous ne voulez pas continuer à essayer de trouver des tâches pour votre stagiaire. Sinon, il sera très difficile de trouver du temps pour que votre stagiaire puisse créer des projets et des tâches significatifs.
Ce n’est pas parce que vos stagiaires sont à l’université et poursuivent leurs études qu’ils n’ont pas de bonnes suggestions et de bons retours à offrir. Avec l’accès facile et accessible aux différentes formations de nos jours, cela vaut le coup de prendre le temps de les écouter. Même si leurs idées ne sont pas fructueuses ou nouvelles. En les écoutants, les stagiaires se sentiront entendus. Faites-leur savoir que les membres de l’équipe sont satisfaits de leurs idées et apprécient leurs réactions (quand c’est le cas).
- Assurez-vous toujours d’avoir un plan préparé avant que votre stagiaire ne rejoint l’entreprise
- Préparez la liste des projets sur lesquels votre stagiaire travaillera. Cela garantira une communication sans tracas et conduira à une meilleure supervision
- Soyez prêt à enseigner et à former votre stagiaire. Il doit apprendre de nombreuses choses pendant son stage avec vous. C’est l’essence même d’un programme de supervision de qualité
- Essayez toujours de fixer des attentes et des objectifs clairs. Cela permettra à votre stagiaire d’avoir une feuille de route appropriée et vous aider à mesurer le succès de votre programme de supervision
- Agir en tant que mentor et offrir un retour d’information de qualité à votre stagiaire. Les feedbacks ont un rôle essentiel à jouer dans la réussite des programmes de supervision.
- N’oubliez pas de communiquer régulièrement avec votre homologue de l’école et de donner votre avis : Vos commentaires sont précieux pour leur permettre de savoir comment ils s’en sortent jusqu’à présent et ce qu’ils peuvent encore améliorer. Ils sont encore en train d’apprendre les ficelles de l’industrie, donc « Pas de retour d’information, c’est un bon retour d’information » ne leur sert à rien ici.
Voici également des erreurs pouvant évitées :
L’une des plus grandes erreurs est de faire trop d’éloges ou la critique lors des séances de feedback individuelles. Dans l’idéal, il est recommandé de trouver un juste milieu, car l’objectif Ultime d’une alternance ou d’un stage est clair : Les stagiaires veulent passer à un emploi à plein temps. Si vous ne les guidez pas vers cet objectif, alors vous ne leur rendez pas service.
Une autre erreur que constatent les professionnels de recrutement est que les stagiaires sont assis dans un open space et effectuent des tâches répétitives qui ne requièrent que peu ou pas de compétences intellectuelles. Le stagiaire ne reçoit aucune valeur éducative et l’employeur ne prépare pas un jeune adulte à un rôle ou à une carrière qui pourrait lui profiter à l’avenir.
Ne donc pas attribuer de tâches subalternes, afin que les personnes en CDI puissent se concentrer sur ce qui est vraiment important.
Une autre erreur consiste à ne pas exposer les stagiaires à diverses personnes dans l’organisation/entreprise. Un stagiaire peut entrer sous le titre de « stagiaire en finance » travaillant au département des finances. Mais imaginez la valeur qu’un stagiaire réaliserait si le superviseur s’assurait que le stagiaire déjeune (ou fait un zoom) avec des responsables de différents départements tels que les ventes, le service juridique, le service clientèle, etc. L’organisation de ces déjeuners pour un stagiaire ou le fait que les responsables s’adressent au stagiaire lui donne une vue d’ensemble de l’entreprise afin qu’il puisse mieux comprendre comment son rôle s’inscrit dans le cadre général.
Une autre erreur courante est de laisser les stagiaires sans leur donner de retour d’information. Le retour d’information rend leurs tâches et le temps passé mesurables ; il les aide à s’évaluer. Le retour d’information leur permettra également de discuter leurs faiblesses avec vous et comment ils peuvent y remédier.
